Le guide Konstra

1.Première connexion

1. Va sur https://www.konstra.fr et clique sur Se connecter.
2. Saisis ton e-mail et ton mot de passe.
3. Tu arrives sur le Tableau de bord : chiffre d'affaires, devis en cours, retards de paiement (avec le bouton Relancer juste à côté), trésorerie.

À gauche (ou via le bouton menu ☰ sur mobile) : toute la navigation — Clients, Chantiers, Konstra Scan, Devis, Factures, Achats, Stock, Pointage… On les voit dans l'ordre utile.

2.Konstra Scan — le devis à partir d'une photo

C'est ce qui rend Konstra différent. Tu photographies un chantier, l'IA te prépare un brouillon de devis chiffré, ligne par ligne, à partir de TON catalogue de prix. Le métreur dans la poche.

Faire un scan

1. Menu Konstra Scan → Nouveau scan.
2. Prends une photo (ou choisis-en une) : un mur à peindre, une pièce à rénover, une charpente…
3. Ajoute si tu veux une note (« salle de bain 6 m², carrelage sol + faïence mur ») — tu peux aussi la dicter à la voix. Plus c'est précis, meilleur est le résultat.
4. Lance l'analyse : Konstra propose les postes (ouvrages, surfaces, quantités estimées) avec un indice de fiabilité pour chacun. L'analyse continue en arrière-plan : tu peux quitter l'écran, elle t'attend.

Transformer le scan en devis

1. Sur le résultat, clique Créer un devis.
2. Konstra rapproche les postes détectés de ton catalogue : les prix se remplissent tout seuls (et si ton catalogue est encore vide, la base de prix Konstra prend le relais — c'est indiqué sur la ligne).
3. Tu obtiens un brouillon : tu vérifies, tu ajustes, tu enregistres.

Quota selon ton offre : Starter 30 scans/mois, Pro 150, Business usage élevé.

3.Tes clients (et leurs contacts)

1. Menu Clients → Nouveau client : nom ou société, adresse, e-mail, téléphone, remise par défaut si tu veux.
2. La fiche client regroupe ses devis, ses factures, ses chantiers : tout l'historique au même endroit.
3. Contacts nommés : ajoute tes vrais interlocuteurs — « Marie, compta », « Paul, conducteur de travaux ». L'étoile marque le contact principal, et à l'invitation au portail client tu choisis à qui le lien part (la compta reçoit les factures, pas le gérant).

Tu n'es pas obligé de créer le client avant le devis : tu peux le créer à la volée pendant la rédaction.

4.Ta bibliothèque de prix

Menu Bibliothèque. C'est le cœur de ton chiffrage : tes prix.

• Articles : une fourniture ou une prestation simple, avec un prix de vente (et si tu le renseignes, un prix d'achat — c'est lui qui permet à Konstra de te montrer ta marge, visible pour toi seul).
• Ouvrages composés : un poste « tout compris » (carreaux + colle + main d'œuvre). Tu le chiffres une fois, tu le réutilises partout. Tes ouvrages favoris remontent en premier au chiffrage.

5.Le devis : lots, options, variantes

1. Menu Devis → Nouveau devis. Choisis le client (ou crée-le). Le chantier est optionnel : un petit dépannage n'a pas besoin d'un dossier complet.
2. Ajoute des lignes : tape le début du nom d'un article/ouvrage, le prix arrive. Pour les surfaces, le métré intégré (longueur × largeur × nombre) calcule la quantité.
3. Lots : structure ton devis en chapitres (« Lot 1 — Dépose », « Lot 2 — Plomberie »), avec sous-totaux propres à l'écran comme sur le PDF.
4. Options : propose des lignes « non incluses » que le client peut retenir (le volet roulant solaire en plus, la finition haut de gamme). Le total du devis reste net.
5. TVA par ligne : 20 % standard, 10 % rénovation, 5,5 % rénovation énergétique. La mention valant attestation s'imprime automatiquement dès qu'un taux réduit est utilisé — c'est elle qui te protège au contrôle.
6. Remise : globale, en % ou en montant — tous les totaux se recalculent au net.
7. Acompte et tranches : pose ton % d'acompte (ex. 30 %) ou découpe en tranches (acompte / situation / solde).
8. Enregistre, génère le PDF — ton logo, ta décennale et tes mentions s'impriment tout seuls (section 17).

Les variantes : « PVC ou alu ? » NOUVEAU

Ton client hésite entre deux versions ? Duplique le devis en variante : Konstra crée un devis sœur lié au premier (fenêtres PVC / fenêtres alu). Le client voit les deux côte à côte sur son portail (« choisissez votre version ») et accepte celle qu'il veut : l'autre se referme automatiquement, impossible d'avoir deux versions signées du même travail. Tes statistiques et ton pipeline ne comptent qu'une variante par groupe — pas de chiffre d'affaires gonflé.

Les avenants

Le chantier évolue après signature ? Sur un devis accepté, clique Créer un avenant : c'est un devis lié (référence …-AV1) qui se signe en ligne comme l'original et s'ajoute proprement au marché.

Joindre tes documents

Les plans et photos du chantier peuvent partir en pièces jointes avec le devis — ils sont déjà dans Konstra, coche-les à l'envoi.

6.Envoyer & faire signer en ligne

1. Sur le devis : Envoyer. Le client reçoit un e-mail avec le PDF et un lien sécurisé vers son portail.
2. Il consulte sur son téléphone, tape son nom, coche, signe : la signature est horodatée et tracée (preuve légale, contenu du devis scellé au moment de la signature).
3. Un devis accepté se convertit en facture (ou en situations, section 7) en un clic.

7.Facturer : acompte, situations, solde

La facture simple

1. Depuis un devis accepté : Convertir en facture — tout est repris.
2. Ou crée une facture directe. Toutes les factures sortent au format Factur-X (facturation électronique 2026) avec les mentions obligatoires.
3. Paiement en ligne : ton client paie par carte depuis son portail, le paiement remonte tout seul.
4. Avoir : une erreur sur une facture envoyée ? Créer un avoir reprend les lignes en négatif, numérotation légale, compta carrée.
5. Récurrentes : pour un contrat d'entretien, la facture se génère toute seule au bon rythme.

La facture d'acompte

Devis signé, tu veux tes 30 % avant de commencer ? Facture d'acompte en un clic : elle est conforme (TVA au prorata par taux) et sera déduite automatiquement du solde ou des situations. Fini le client facturé à 140 %.

Les situations de travaux MARCHÉ DE TRAVAUX

Sur un chantier long, tu factures l'avancement :

1. Sur le devis signé, ouvre le panneau Situations et saisis le % constaté (par ligne ou global) : 30 %, puis 55 %, puis 80 %…
2. Konstra calcule le cumul, déduit ce qui a déjà été facturé (acompte compris) et sort la facture de situation — au centime, la somme des situations retombe exactement sur le net du devis.
3. La retenue de garantie (si le marché en prévoit une, typiquement 5 %) se déduit sur chaque situation : le client paie le net, la retenue attend la fin de la garantie.
4. À la fin : solder à 100 %, puis le DGD (décompte général définitif) fait le solde de tout compte, signable.

Autoliquidation (sous-traitance)

Tu factures en sous-traitance ? Active l'autoliquidation sur le devis ou la facture : TVA à 0 € avec la mention légale, répercutée jusque dans les avoirs et le Factur-X.

8.Relances & encaissements

1. Les retards se voient : au Tableau de bord (tuile rouge) et dans la liste des factures.
2. Clique Relancer : l'IA rédige un brouillon poli et précis (montant, date d'envoi, référence). Tu relis, tu ajustes, tu envoies — rien ne part sans toi.
3. Enregistre les paiements (ou laisse Stripe les remonter), rapproche ton relevé bancaire (menu Banque, import CSV/OFX).

9.Tes chantiers au quotidien

• Carte : tous tes chantiers en cours sur la carte, colorés par statut.
• Kanban : fais avancer le chantier d'un statut à l'autre.
• Timeline : événements, photos, notes — dictées à la voix si tu es sur le terrain.
• Rapports journaliers : le chef de chantier remplit son rapport du jour (météo, effectif, travaux, incidents) — un par jour, exportable en PDF.
• Avancement : le % de réalisation, qui nourrit tes situations.

Le chantier relie tout : devis, factures, heures pointées, achats, locations, sorties de stock. C'est ta vue « affaire » complète — et c'est là que vit ta marge réelle (section 15).

10.Réception : PV signé, réserves, levée NOUVEAU

La fin de chantier, dans les règles de l'art — tout se passe sur la carte Réception de la page chantier :

1. Le procès-verbal de réception : date, réserves éventuelles (liste précise), et le point de départ de la garantie de parfait achèvement (1 an).
2. Envoyer le PV : le client le reçoit avec un lien sécurisé et le signe en ligne, comme un devis. Une fois signé, le PV est gelé : son contenu est scellé, personne ne peut le réécrire — c'est une pièce opposable.
3. Lever les réserves : au fil des reprises, chaque réserve se lève avec sa date et une note. Tout est tracé.
4. Le PV de levée contresigné : quand toutes les réserves sont levées, tu fais contresigner la levée par le client (même geste, sur son portail). Le PDF final raconte tout : la réception, les réserves, leurs levées datées, les deux signatures.
5. La retenue de garantie se libère : à l'échéance de la garantie, Konstra te prévient que la retenue est libérable — la libération reste ta décision.
6. SAV : après réception, les demandes s'enregistrent (ouvert → planifié → résolu) avec le badge « sous garantie » qui va bien.

11.Pointage des heures (même sans réseau)

1. Menu Pointage : choisis le chantier, saisis les heures.
2. « Pour qui ? » : tu pointes pour toi, ou pour un gars de l'équipe — y compris un salarié qui n'a pas de compte Konstra (section 12).
3. Ça marche sans réseau : cave, sous-sol, zone blanche — tu pointes quand même, tout se synchronise au retour du réseau, sans doublon ni perte.

Congés (menu Congés) : tes salariés font leurs demandes, l'admin valide.

12.Équipe, planning, masse salariale

• Équipe : invite tes collaborateurs avec un rôle — owner/admin (accès complet), member (bureau), chef de chantier (vue terrain simplifiée : ses chantiers, son pointage, ses congés — pas de menu compta qui le perd).
• Salariés sans compte NOUVEAU : tous tes gars n'ont pas besoin d'un accès. Ajoute une simple fiche (nom + coût horaire) : ils existent au pointage, au planning et dans les coûts de chantier — sans e-mail, sans mot de passe.
• Planning : la semaine ou le mois, qui va sur quel chantier, les sous-affectations signalées.
• Masse salariale : heures pointées × coût horaire chargé = ce que te coûte chaque chantier en main d'œuvre, en temps réel, pas à la fin du mois.

13.Achats : commandes, réceptions, factures ENRICHI

Le bon de commande

1. Menu Achats → crée un bon de commande fournisseur (référence BC-2026-0001, PDF envoyable), rattaché à un chantier si tu veux.
2. Réceptionne au fil des livraisons : ligne à ligne, en cumulé (« reçu 60 sur 100 ») — le BC reste ouvert tant que tout n'est pas là.
3. Sur-livraison : le fournisseur a livré 105 au lieu de 100 ? Par défaut Konstra refuse (ça protège tes coûts). Si c'est voulu, coche « autoriser la sur-livraison » sur le BC : le réel s'enregistre et le surplus est affiché « +5 sur-livré ».

La facture fournisseur qui reconnaît sa commande

Photographie ou dépose la facture fournisseur (Scan Achats) : Konstra la lit (OCR), retrouve tout seul le bon de commande concerné et t'affiche un face-à-face ligne à ligne avant de créer l'achat :

• prix facturé ≠ prix commandé → l'écart est chiffré,
• ligne facturée jamais commandée → signalée à part (LA fuite classique du négoce),
• quantité ≠ reçue, reste à facturer, lignes illisibles : tout est dit.

Et la facture scannée n'est pas jetée : elle est jointe automatiquement à l'achat (bouton 📎) — la pièce comptable reste avec la dépense.

Les locations de matériel

Nacelle, benne, échafaudage : enregistre la location (fournisseur, tarif, dates) sur son chantier. La benne pas rendue se voit, et le coût couru entre dans ta marge réelle.

14.Le stock de ton atelier NOUVEAU

Menu Stock — pensé pour l'atelier de l'artisan, pas pour un entrepôt :

• Entrées : à la main, ou directement depuis une réception de BC (« entrer en stock » — les quantités reçues créent le mouvement).
• Sorties vers un chantier : tracées, valorisées au coût moyen pondéré (CMP) du moment — c'est ce coût figé qui nourrit la marge du chantier.
• Corriger = mouvement inverse : le registre ne s'efface jamais, il se complète (ta traçabilité est propre).
• Un stock qui passe en négatif est autorisé mais badgé « à inventorier » — Konstra te dit où regarder au lieu de bloquer ta journée.
• La valorisation totale est affichée avec honnêteté : ce qui n'a pas de coût connu est dit « non valorisé », jamais caché dans un total faux. Les coûts ne sont visibles que du patron/admin.

15.Marge réelle & pilotage ENRICHI

La marge réelle d'un chantier

Sur la page du chantier, la marge réelle croise 4 composantes :

• main d'œuvre : les heures pointées × le coût de chacun (avec ou sans compte),
• matériaux sortis du stock : au CMP du jour de la sortie (figé),
• achats directs : les factures fournisseurs du chantier — sans jamais compter deux fois ce qui est passé par le stock,
• locations : au coût couru.

Et surtout : chaque composante dit sa couverture. Si 3 salariés n'ont pas de coût horaire renseigné, Konstra te le dit au lieu de t'afficher une fausse marge. Un total qui cache des trous est un mensonge — ici, les trous sont nommés.

Le reste du cockpit

• Cashflow : trésorerie et prévisionnel 90 jours.
• Comptabilité : export FEC pour ton expert-comptable, balance âgée (qui te doit quoi, depuis quand), synthèse TVA du trimestre qui respecte ton régime (débits ou encaissements).
• Banque : import du relevé, rapprochement automatique.
• Pilotage : les indicateurs clés du patron, tous chantiers confondus.

16.Répondre à un appel d'offres (DPGF) NOUVEAU

On t'envoie un DPGF (le tableau de prix d'un appel d'offres) ? Ne le ressaisis pas :

1. Menu Importer mes données → dépose le fichier DPGF (Excel).
2. Konstra crée un devis brouillon avec les vrais lots du dossier, chaque ligne rapprochée de ton catalogue : les quantités sont l'écho exact du fichier, les prix sont les tiens.
3. Tu ajustes, tu complètes les lignes sans correspondance, et ta réponse est prête — structurée comme le maître d'œuvre l'attend.

17.Paramètres & mentions légales

• Infos société : logo (ajouté une fois, imprimé partout), coordonnées, numérotation devis/factures.
• Mentions légales BTP : renseigne UNE fois ta décennale (assureur, contrat, couverture) et ton RGE — ils s'impriment sur chaque devis et facture, comme la loi l'exige.
• Réglages du marché : ton % d'acompte par défaut, ta retenue de garantie par défaut, la catégorie d'opération TVA, l'option TVA sur les débits.
• Historique / Journal d'activité : qui a fait quoi, quand.
• Mon profil : mot de passe, notifications.

18.Installer Konstra sur le téléphone

• iPhone (Safari) : bouton Partager → « Sur l'écran d'accueil ».
• Android (Chrome) : menu ⋮ → « Installer l'application ».

Tu obtiens une icône Konstra, plein écran, avec le pointage hors connexion et les notifications.

19.Questions fréquentes

Mes données sont-elles en sécurité ?
Oui. Hébergées dans l'Union européenne (Microsoft Azure, West Europe), chiffrées, sauvegardes quotidiennes. Chaque entreprise est strictement isolée des autres au niveau de la base de données.

Konstra envoie-t-il quelque chose tout seul à mes clients ?
Non, jamais. Les brouillons (devis, relances) attendent ta validation. Ton client ne voit sur son portail que ce que TU as envoyé.

Je peux tester sans risque ?
Oui : crée des clients, des devis, des scans pour t'entraîner. Rien ne part tant que tu ne le décides pas.

Et sans réseau sur le chantier ?
Le pointage marche hors connexion et se synchronise au retour du réseau. (Le Scan, lui, a besoin d'une connexion pour l'analyse.)

Suis-je prêt pour la facturation électronique 2026 ?
Tes factures sortent déjà au format Factur-X. Le rattachement à une plateforme agréée (pour la réception obligatoire au 1er septembre 2026) arrive dans Konstra — tu seras accompagné, c'est notre travail, pas le tien.

Comment j'ai un compte / j'invite quelqu'un ?
L'accès se fait sur validation : écris à contact@konstra.fr. Ensuite tu invites ton équipe depuis le menu Équipe.

20.Le parcours type d'une journée

1. Sur le chantier : tu photographies → le Scan te sort un brouillon de devis. L'équipe pointe (même sans réseau). Le chef remplit son rapport du jour.
2. Au bureau : tu ajustes le devis (une variante si le client hésite), tu l'envoies, le client signe en ligne. Tu réceptionnes la livraison du BC, la facture fournisseur se rapproche toute seule.
3. Au fil du marché : facture d'acompte, situations à l'avancement, PV de réception signé, réserves levées, DGD — et ta marge réelle sous les yeux.

Le mieux pour apprendre, c'est d'essayer : commence par un scan, transforme-le en devis. Le reste coule de source.